- ચર્ચાનો વિષય : આકસ્મિક ખર્ચના નિયમો – 1959
- સેશન 1 (3) : આકસ્મિક ખર્ચ પરિચય વર્ગીકરણ તથા ફર્નિચર ડેસ્ટોક ખરીદી અંગે
| મુખ્ય મુદ્દા | પેટા મુદ્દા |
| વિષય પરિચય | |
| આકસ્મિક ખર્ચના પ્રકારો | · પુરવઠો અને સેવાઓ
· પ્રાસંગિક ખર્ચ · અન્ય ખર્ચ |
| આકસ્મિક ખર્ચનું વર્ગીકરણ | · મુક્કરર દરવાળા આકસ્મિક ખર્ચ.
· ખાસ આકસ્મિક ખર્ચ · સામી સહી જરૂરી ન હોય તેવા આકસ્મિક ખર્ચ · સામી સહી જરૂરી હોય તેવા આકસ્મિક ખર્ચ |
| આકસ્મિક ખર્ચ કરતી વખતે ધ્યાનમાં રાખવાની બાબતો | · ઉપાડ અધિકારીએ ધ્યાનમાં રાખવાની બાબતો.
· નિયંત્રણ અધિકારીએ ધ્યાનમાં રાખવાની બાબતો. |
| અણુક અપવાદો સિવાય પગાર ખર્ચ આકસ્મિક ખર્ચ ગણાય નહીં. | |
| ફર્નીચર અને ડેડસ્ટોક ખરીદી અંગે. | · ડેડસ્ટોકની અન્ય બાબતો
· ડેડસ્ટોક રજીસ્ટર |
વિષય પરિચય :
તા. 1-5-1060 પહેલાં ગુજરાત રાજ્યએ દ્વિવભાષી મુંબઈ રાજ્યનો ભાગ હતું, તે સમયે મુંબઈ સરકારે રાજ્યની તમામ કચેરીઓની વ્યવસ્થા માટે આ નિયમો બનાવેલ હતા, જે ભારતના બંધારણની કલમ-166 નીચે રાજ્યપાલે મંજુર કરેલ હતા. આ 1959ના નિયમો ગુજરાત રાજ્ય હાલ પણ અમલમાં છે, આ નિયમોમાં અવાર-નવાર જરૂરી સુધારા ગુજરાત સરકારે કરેલ છે.
સરકારી કચેરીને વ્યવસ્થિત ચલાવવા માટે કેટલીક નાની-મોટી જરૂરીયાતો ઉપસ્થિત થાય છે.
દા.ત. કચેરીના મકાનને સાફ રાખવાની કર્મચારીઓ અને કચેરીમાં આવતા અન્ય નાગરીકોને બેસવાની વ્યવસ્થા, પીવાના પાણીની વ્યવસ્થા, લાઈટની સગવડતા વગેરે રોજીંદી જરૂરીયાતો માટે કચેરીના વડાએ કાર્યવાહી કરવાની હોય છે. આ માટે કચેરીના વડાને કેટલીક સત્તાઓ અમુક હેતુઓ માટે સરકારે આપી છે. કયા હેતુ માટે કેટલો ખર્ચ કરી શકાય અને આ ખર્ચ કઈ રીતે કરી શકાય એ તમામ બાબતો આ નિયમમાં દર્શાવેલ છે.
આ નિયમોની જાણકારી તમામ સરકારી કર્મચારીઓને હોવી જરૂરી છે. જેથી પોતાની કામગીરી સંતોષકારક રીતે બજાવી શકે.
સરકારી કર્મચારીઓનો વહીવટ કાર્યક્ષમ રીતે ચાલે, સરકારી કર્મચારીઓની કાર્યક્ષમતામાં વધારો થાય તેમજ સરકારી કર્મચારીઓ અને જાહેર પ્રજાના સંબંધોનો સુલભ મન્વય થાય તે દ્રષ્ટિએ સરકારી કચેરીઓનો વહીવટ વ્યવસ્થિત ચલાવવા કેટલીક જરૂરીયાત મૂળભૂત રીતે આવશ્યક રહે છે.
મુંબઈ સરકારના નાણાં વિભાગે બહાર પડેલા આકસ્મિક ખર્ચ નિયમ સંગ્રહમાં સમાવિષ્ય નિટમો 1લી મે 1960થી ગુજરાત રાજ્યને લાગુ પાડવા માટે અપનાવવામાં આવ્યા છે. આ નિયમ સંગ્રહમાં કુલ 186 નિયમોનો સમાવેશ થાય છે જે મુખ્યત્વે સંક્ષિપ્તમાં સમજાવવામાં આવ્યા છે.
આકસ્મિક ખર્ચના પ્રકારો :
પ્રકારો
ઉપર દર્શાવેલ તમામ પ્રકારને વિગતે નીચે પ્રમાણે સમજીશું :
પુરવઠો અને સેવા :
જે સરકારી ખાતાઓ / કચેરીઓમાં મુખ્ય અને અગત્યની તથા પ્રવૃત્તિઓ તાંત્રિક પ્રકારની (ટેકનિકલ) હોય તો તેઓ માટે કરવા પડતા ખર્ચાઓ જેવા કે, વસ્તુઓની ખરીદી, જાહેર લાયબ્રેરીના પુસ્તકોનો ખર્ચ જે તે ખાતાની પ્રવૃત્તિઓ અંગેનું પ્રદર્શન વગેરેનો સમાવેશ આ પ્રકારમાં થાય છે.
પ્રાસંગિક ખર્ચ :
સરકારી કચેરીઓનો વહીવટ ચલાવવા થતાં અનુસાંગિક ખર્ચાનો જેવા કે, સામાયિકનો ખર્ચ, સ્ટેશનરીનો ખર્ચ અન્ય પરચુરણ ખર્ચે વગેરેનો આ પ્રકારમાં સમાવેશ થાય છે.
અન્ય ખર્ચ :
જે તે ખાતાઓ પોતાના ખાતાકીય મેન્યુઅલમાં (નિયમનો સંગ્રહ) કરેલ જોગવાઈઓને આધીન રહીને કરવો પડતો ખર્ચ જેવા કે, શૈક્ષણિક સંસ્થાને ગ્રાન્ટ, સ્કોલરશીપ, સ્થાનિક સંસ્થાને ગ્રાન્ટ અને વિવેકધીન ગ્રાન્ટમાંથી થતાં ખર્ચાઓનો સમાવેશ આ પ્રકારમાં થાય છે.
ઉપરોક્ત ત્રણેય પ્રકારના આકસ્મિક ખર્ચાઓ સત્તા ધરાવતા અધિકારી, ગ્રાન્ટની મર્યાદામાં જાહેર સેવા માટે પૂર્વ મંજુરી વગર તિજોરીમાંથી નાણાં ઉપાડીને ખર્ચ કરી શકે છે.
આકસ્મિક ખર્ચનું વર્ગીકરણ :
મુક્કરર દરવાળા આકસ્મિક ખર્ચ :
સરકાર અથવા સત્તા ધરાવતા અધિકારી તરફથી નક્કી કરેલ દર અગર ચોક્કસ ધોરણ પ્રમાણેનો ખર્ચ, જેવા કે સાક્ષીઓના આપવામાં આવતો ખર્ચ. જો કચેરી ભાડાના મકાનમાં ચાલતી હોય તો કચેરીના વડાએ ભાડાની ચુકવણી દર માસે કરવાની હોય છે અને ભાડાની રકમ નિશ્ચિત દરવાળા આકસ્મિક ખર્ચ તરીકે ગણાય છે.
ખાસ આકસ્મિક ખર્ચ :
ખાસ આકસ્મિક ખર્ચ એ બે પ્રકારના હોઈ શકે છે (1) આવર્તક અને (2) અનાર્વતક ખર્ચ એ એવા પ્રકારનો ખર્ચ છે. જે (રીકરીંગ) જે વારંવાર કરવામાં આવે છે. એકવાર સક્ષમ અધિકારીની મંજુરી મેળવી તેના દરમાં ફેરફાર ન થાય ત્યાં સુધી તે ખર્ચ વારંવાર (બજેટની મર્યાદામાં) થઈ શકે છે.
દા.ત. ભાડાના મકાનમાં બેસતી કચેરી માટે મંજુરી થયેલ માસીક મકાન ભાડાનો દર બિજા પ્રકારનો ખર્ચ અનાવર્તક (નોન રીકરીંગ) પ્રકારનો છે આવા ખર્ચની ક્યારેક જરૂર પડતી હોય છે.
દા.ત. કચેરીને એક મકાનમાંથી બીજા મકાનમાં ફેરબદલ કરવાનો ખર્ચ માટે અગાઉથી મંજુરી મેળવવાની જરૂરી હોય છે.
સામી સહી જરૂર ન હોય તેવા આકસ્મિક ખર્ચ :
સત્તા ધરાવતા અધિકારીએ પુરવઠો અને સેવાના ખર્ચાઓના બીલ નિયંત્રણ અધિકારીને મોકલવાની જરૂર પડતી નથી પરંતુ આવા બીલ પરભારે (ડાયરેક્ટર) ઓડીટ અદિકારીને મોકલવામાં આવે છે.
સામી સહી જરૂર હોય તેવા આકસ્મિક ખર્ચ :
જે ખર્ચની મંજુરી મેળવવામાં વિલંબ થાય તેમ હોય અને આવો ખર્ચ તાલ્કાલીક કરવાની જરૂર હોય તેવા સંજોગોમાં સક્ષમ અધિકારી ઉચક બીલથી નાણાં ઉપાડી ખર્ચ કરી શકે છે પરંતુ આ ઉચક બીલનો વિગતવાર હિસાબ વિગતવાર બીલમાં બનાવી નિયંત્રણ અધિકારીની સામી સહી એટલે કે મંજુરીના પ્રતિ હસ્તાકક્ષર કરાવી તેમની મારફતે ઓડીટ કચેરીમાં રજુ કરી શકાય ચે.
આકસ્મિક ખર્ચ કરતી વખતે ધ્યાનમાં રાખવાની બાબતો :
આકસ્મિક ખર્ચ કરતી વખતે ઉપાડ અધિકારી અને નિયંત્રણ અધિકારીએ નીચેની બાબતો ધ્યાનમાં રાખવાની હોય છે જેની ચર્ચા નીચે પ્રમાણે કરવામાં આવી છે.
ઉપાડ અધિકારીએ ધ્યાનમાં રાખવાની બાબતો :
- પોતાને મળેલ સત્તાની મર્યાદામાં જ ખર્ચ થયેલ હોવો જોઈએ.
- નાણાંની તાત્કાલીક જરૂરીયાત હોય અગર કાયમી તલસપાત (કાયમી પેશગી)માંથી પાડેલ ખર્ચનું રીક્રુરમેન્ટ (સરભર) અંગે જ નાણાં ઉપાડેલ હોવા જોઈએ.
- બીલ નિયમ પ્રમાણેનું અને નિયત ફોર્મમાં હોવું જોઈએ એટલે કે કચેરીના વડા જે ઉપાડ અધિકારી તરીકે ફરજ બજાવે છે તેમને પગાર બીલ કે આકસ્મિક ખર્ચનું બીલ પોતાની સહી કરતા પહેલા કચેરીના અધિક્ષક કે હેડ કલાર્ક મારફતે ચકાસણી કર્યા બાદ પોતાની પાસે રજુ થાય તેવી ગોઠવણ કરવી જોઈએ જેથી બીલની જેથી બીલની વિગતો તથા સરવાળાની ચકાસણી યોગ્ય રીતે થઈ શકે.
- ખર્ચ બાબતે નાણાંકીય ઔચિત્યનો સિદ્ધાંત (સ્થિતનો સિદ્ધાંત) ધ્યાને રાખેલ હોવો જોઈએ. આ સિદ્ધાંતો ગુજરાત નાણાંકીય નિયમોમાં દર્શાવવામાં આવ્યા છે. ગુજરાત નાણાંકીય નિયમોના નિયમ આઠમાં દર્શાવવામાં આવેલ છે.
- ખર્ચ જાહેર હિતમાં થયેલ હોવો જોઈએ.
- ખર્ચ ગ્રાન્ટની મર્યાદામાં જ થયેલ હોવો જોઈએ.
નિયંત્રણ અધિકારીએ ધ્યાનમાં રાખવાની બાબતો :
- ખર્ચ બાબતે નાણાંકીય ઔચિત્ય જળવાયું છે કે કેમ તે જોવું.
- ખર્ચ તાત્કાલીક અને ખાસ જરૂરીયાત માટે જ હોવો જોઈએ.
- બીલના જરૂરીયાતનાં વાઉચરો (રોકડના વાઉચર) મેળવેલ હોવા જોઈએ.
- બીલના બધા વાઉચરો બરાબર (ઈન ઓર્ડર) હોવા જોઈએ.
- બીલમાં ગાણિર્તક રીતે બરાબર હોવો જોઈએ.
- બીલમાં દર્શાવેલ ચીજવસ્તુઓના ભાવ યોગ્ય અને વ્યાજબી (ફેર એન્ડરીઝનેબલ) હોવા જોઈએ.
- ખર્ચ કરતા પહેલા પૂર્વ મંજુરીની જરૂરી હોય ત્યાં પૂર્વ મંજુરી મેળવેલ છે કે કેમ તે જોવું.
- ખર્ચ ગ્રાન્ટની મર્યાદા કરતા વધતો નથી અગર વધવાની શક્યતા નથી તે જોવું.
- ખર્ચ ઉત્તરોત્તર વધતો હોય તો સંબંધીત અધિકારીનું ધ્યાન દોરવું.
- આકસ્મિક ખર્ચ બાબતે સંપૂર્ણ પણે જાણકારી અને નિયંત્રણ માટે તાબાના અધિકારીઓ પાસેથી માસિક ખર્ચનો રીપોર્ટ મેળવવો.
અમુક અપવાદો સિવાય પગાર ખર્ચ આકસ્મિક ખર્ચ ગણાય નહીં :
- ગરમ આબોહવામાં સવલત માટે મહેકત ખર્ચ (રેગ્યુલર કર્મચારી) અને મુલ્કી (સીવીલ સરવટ) ખાતામાં રોકવામાં આવેલ મંજુરી ખર્ચ.
- મુલ્કી ખાતામાં રોકવામાં આવેલ મજુરોની ખર્ચ.
- મુલ્કી ખાતામાં રોકેલ સફાઈ કામદારનો ખર્ચ.
- સર્વ અને સેટલમેન્ટ ખાતામાં ફીલ્ડ પર રોકેલ હંગામી કર્મચારીનો ખર્ચ.
- જે ખાતામાં ભારે આવતી થતી હોય અગર ભરણું (રેમિટન્સ) ભરવા માટે રોકવામાં આવતા વધારાનાનો ખર્ચ.
- બીન પેન્શન પાત્ર હોય તેવા વર્ગ-4ના કર્મચારીઓનું ખર્ચ. દા.ત. હોસ્પિટલમાં રોકવામાં આવતા ધોબી, હજામ.
ફર્નીચર અને ડેડસ્ટોક ખરીદી અંગે :
ફર્નીચર અને ડેડસ્ટોક ખરીદી તથા વ્યવસ્થા અંગે નીચે મુજબ જોગવાઈ આકસ્મિક ખર્ચના નિયમોમાં કરવામાં આવે છે.
- ફર્નીચરની વ્યાખ્યામાં ટેબલ, ખુરશી, પેટી, ઉપરાંત લોખંડના કબાટો, સ્ટોફવેલ, રેકર્ડ મુકવાના ખોડા ઘાજલીઓનો ફર્નીચરની વસ્તુઓ તરીકે સમાવેશ થાય છે.
- નવી શરૂ કરાયેલી કચેરી અથવા સંસ્થા માટે ફર્નીચર અંગે ચકાસણી મંજુરી કેસમાં મેળવી શકે છે.
- મંજુર થયેલ ફર્નીચર ઓછામાં ઓછું જરૂરીયાત મુજબનું ખરીદવું અને તેનું ખર્ચ મંજુર થયેલ અનુદાન (ગ્રાન્ટ)માંથી મેળવવું.
- ચુકવણી અધિકારી તેના નિયત અનુદાનમાંથી ફર્નીચરની વધારાની વસ્તુઓ ખરીદી શકે છે.
- જે વસ્તુની કિંમત રૂ. 200થી વધુ ન હોય ત્યાં ચુકવણી અધિકારી ખરીદી કરી શકે છે.
- નાણાંકીય વર્ષના અંતે નિયત અનુદાનમાં બચત રહેતી હોય એટલા જ કારણસર કચેરીઓના વડાએ અવિચારી પણ વધારાનું ફર્નીચર ખરીદવું નહીં.
- નિયંત્રક અધિકારીઓની મંજુરીવીના ફર્નીચરમાં વધારો કરવો નહીં.
- નિયંત્રણ અધિકારીઓએ પોતાના નિયંત્રણ હેઠળની દરેક કચેરી અંગે વાર્ષિક સમારકામ (રીપેરીંગ) અને ફેરબદલી માટેના ખર્ચની મર્યાદા નક્કી કરવી.
- નજીકમાં આવેલી જેલ સરકારી ઔદ્યોગિક શાળા કે સરકાર પાસેથી અનુદાન (ગ્રાન્ટ) મેળવતી બીજી સંસ્થાઓ પાસેથી ફર્નીચર / ડડસ્ટોકની ખરીદી કરી મેળવવા માટે પ્રયત્ન કરવો.
- ચુકવણી કરતાં અને નિયંત્રણ અધિકારીઓ હસ્તક રહેતા મંજુર થયેલ અનુદાનમાંથી ખર્ચ મળી શકે તેમ ન હોય તેવા કેસોમાં સરાકરશ્રીની પૂર્વ મંજુરી મેળવવી.
ડેડસ્ટોકની અન્ય બાબતો :
- ત્રાજવા :
સરકારે નિયત કરેલી જરૂરીયાતો મુજબના વજનીયા સહિતના પાર્સલના તથા ત્રાજવા માટે માંગપત્ર (ડિમાન્ડ નોટ) નિયામકશ્રી સરકારી મહુણ અને લેખન સામગ્રી પાસે મુકીને મેળવવા.
- તાળાં :
સામાન્ય નિયત તરીકે સ્થાનિક બનાવટના તાળા વાપરવા અને તે મધ્યસ્થ માલ સામાન કાર્યાલય પાસેથી મેળવવા.
- આયાત કરેલું તાળું ખરીદવાની જરૂરી જણાય તેવા કેસોમાં આયાત કરેલું તાળું શા માટે અગત્યનું છે તે માંગ યાદીમાં દર્શાવવું.
- સ્થાનિક બનાવટના તાળા માટે બની શકે તેટલી ભેગી માંગણી ડિસેમ્બર દરમિયાન કરવી અને મધ્યસ્થ માલ-સામાન ખરીદ કાર્યાલય (C.S.P.O.)ને વાર્ષીક માંગ યાદી મોકલવી.
- મધ્યસ્થ માલ સામાન ખરીદ કાર્યાલયે તાળા કાઠિયાપતા પહેલા દરેક તાળુ તપાસવું અને જરૂરી ચકાસણી બાદ મોકલી આપવું.
- જેની પાસે ચાવી રહેતી હોય તે અધિકારીઓની કોઈ બેદરકારીને લીધે અથવા બીજા કોઈ કાસણસર જેની બીજી ચાવી ખોવાઈ ગઈ હોય તેવા તાળાને બદલે નવા તાળા ખરીદવા પડે ત્યારે જેની પાસેથી ચાવી ગુમ થઈ હોય તે અધિકારી પાસેથી નવા તાળા અને ચાવીઓની કિંમત તરત વસુલ કરવી અને તેને જોઈતું હોય તો જુનું તાળું અને ચાવી તેના પોતાના ઉપયોગ માટે તેને સોંપી દેવા.
- સાઈકલો વગેરેની ખરીદી :
- નિયામક સરકારી મુદ્રણ અને લેખન સામગ્રીએ સાયકલો અને ઘડીયાળોની ખરીદી કરવી અને દરેક સરકારી કચેરીઓને પુરી પાડવી આ અંગે અંદાજપત્રમાં પુરતી જોગવાઈઓ કરવી.
- દરેક વર્ષ માટેની જરૂરીયાત અંગે ઓગસ્ટ માસના અંત પહેલા સરકારી કચેરીએ પોતાની જરૂરીયાત સરકારી મુદ્રણ અને લેખન સામગ્રીને જણાવવી સામાન્ય મરામતની કામગીરી સ્થાનિક રીતે કરાવવી.
ડેડસ્ટોક અને ફર્નીચર વગેરે સામાનનું રજીસ્ટર (Deed Stock Register) :
આકસ્મિક ખર્ચના નિયમ-94થી નિયમ-103માં જણાવ્યા મુજબ ડેડસ્ટોક રજીસ્ટર અંગે નીચે મુજબની જોગવાઈ કરવામાં આવેલ છે.
- ડેડસ્ટોકની બધી ચીજવસ્તુઓની યાદી આકસ્મિક ખર્ચના નમુના નંબર-8 મુજબ રજીસ્ટર બનાવીઆ સાથે સામેલ નમુના મુજબ પે 225 નોંધણી કરવી.
- જે સ્ટોર / વસ્તુની કિંમત રૂ. પાંચ કરતા વધારે હોય તેવી તમામ વસ્તુઓ આ ડેડસ્ટોક રજીસ્ટરમાં કચેરીના વડાની સહીથી નોંધણી કરવાની રહે છે.
- જે વસ્તુ બીન ઉપયોગી થાય અગર જરૂરીયાત કરતા વધારે હોય તેવી વસ્તુઓની ચકાસણી કરી જરૂરીયાત વાળી કચેરીને તે વસ્તુઓ તબદીલ કરવાની ઘટતી કાર્યવાહી કરવી.
- દરેક કચેરીના વડાએ જલદીથી નાસ પામે તેવી વસ્તુઓની ભૌતિક ચકાસણી દર છ માસે કરવી તેમજ બીજા માલ સામાનની બાબતમાં વર્ષમાં એકવાર ચકાસણી કરવી.
- દર વર્ષે નિયતપત્રકમાની નોંધો સાથે ખરેખર સ્ટોકને સરખાવી માલ સામાનનો સ્ટોક લેવા માટે કચેરીના વડા જવાબદાર ગણાશે.
- દર વર્ષે જૂન માસમાં ડેડસ્ટોક રજીસ્ટરમાં દર્શાવેલ વસ્તુઓની ભૌતિક ચકાસણી કરી તે અંગેનું નીચે દર્શાવેલ નમુનામાં પ્રમાણપત્ર કચેરીના વડાએ ખાતાના વડાને મોકલવાનું રહે છે.
હું પ્રમાણિત કરૂં છું કે મુંબઈ આકસ્મિક ખર્ચ નિયમો નાણાંકીય પ્રકાશન નંબર-9ના નિયમ-95 અન્વયે રાખેલ ડેડસ્ટોકની ચીજવસ્તુઓનું રજીસ્ટર મે તપાસ્યું છે. અને મને જણાયું છે કે આજની તારીખ સુધી યોગ્ય રીતે રાખવામાં આવ્યું છે. અને નીચે દર્શાવેલી ચીજવસ્તુઓના અપવાદ સિવાય, તેમાં દર્શાવેલી ચીજવસ્તુઓ ખરેખર સ્ટોકમાં છે જે ચીજવસ્તુઓ સ્ટોકમાં નથી તેનો ખુલાસો આ સાથે જોડેલો છે. અને યોગ્ય મંજુરી હેઠળ હોય તે સિવાય કોઈપણ ચીજવસ્તુની માંડવાળ કરવામાં આવી નથી અને આવી મંજુરી નિયત પત્રક પર કચેરીના વડાની સહીથી વિધીસર નોંધવામાં આવી છે.
- કચેરીના વડાની જ્યારે અન્ય કચેરીમાં બદલી થાય તેવા સંજોગોમાં કચેરીનો હવાલો તબદીલ કરનાર અધિકારી તરીકે બદલી થઈને આવેલ અધિકારી હવાલો સંભાળનાર અધિકારીને ડેડસ્ટોક અંગેનું નમુના મુજબનું પ્રમાણપત્ર આપવાનું રહે છે અને આ પ્રમાણપત્ર ખાતાના વડાને મોકલવાનું રહે છે.
- કચેરી માટે ડેડસ્ટોકની ચીજવસ્તુઓની ખરીદી મંજુર કરવાની સત્તા ધરાવતા અધિકારીને ઉપયોગમાં ન લઈ શકાય તેવી વસ્તુઓની માંડવાળ કરવાની સત્તા આપવામાં આવેલી છે.
- કોઈપણ નવી ચીજવસ્તુ ખરીદવામાં આવે ત્યારે આકસ્મિક ખર્ચના સંબંધ કરતા બીલ ઉપર તે ચીજવસ્તુ ડેડસ્ટોક રજીસ્ટરમાં નોંધાઈ ગઈ છે તેવું પ્રમાણપત્ર આપવું અને આ પ્રમાણપત્રમાં ડેડસ્ટોક રજીસ્ટરના પાના નંબર દર્શાવવા.
- કિંમતના મુલ્યાંકનના કારણે સ્ટોક લેવાથી નુકશાન અથવા અન્ય કારણસર થયેલ નુકશાન વિધીસર નોંધવા અને જરૂરી મેળ બેસાડવો થયેલ નુકશાન બાબતમાં સત્તા ધરાવતા અધિકારીની મંજુરી મેળવવી અને જરૂરી નોંધ કરવી.